Koga obavezuju e-otpremnice od 1. januara? Neće zaobići ni male firme

Nakon uvođenja elektronskih faktura pre nekoliko godina, Srbija ulazi u novu fazu digitalizacije robnog prometa - ovaj put kroz sistem elektronskih otpremnica, čija se primena očekuje od 1. januara 2026. godine. Reč je o reformi koja bi trebalo da promeni način na koji se evidentira kretanje robe, uz bolju kontrolu, smanjenje administrativnih troškova, efikasnije suzbijanje sive ekonomije, kao i uštedu vremena i papira.

U Ministarstvu finansija za Bloomberg Adriju pojašnjavaju da se sistem e-otpremnica nadovezuje na sistem e-faktura, ali da ne predstavlja isti sistem. U okviru SEF-a moguće je kreirati nacrt e-fakture na osnovu jedne ili više e-otpremnica, kao i obrnuto: nacrt e-otpremnice na osnovu primljene e-fakture. Ipak, ističu da su obveznici dva zakona različiti, što znači da sistemi ostaju funkcionalno povezani, ali pravno odvojeni. Dodaju i da je postojeći način izdavanja i razmene papirnih otpremnica zastareo i sklon greškama, dok su veliki logistički sistemi već godinama usmereni na digitalna rešenja.

"Upravo zato, novi centralni sistem e-otpremnica omogućava sigurnu razmenu dokumenata između subjekata, bez obzira na to da li koriste međusobno kompatibilne informacione sisteme."

Važno je istaći da će primena e-otpremnica od 1. januara 2026. biti obavezna za: subjekte javnog sektora, subjekte privatnog sektora koji šalju robu ka javnom sektoru ili primaju robu od javnog sektora ali i za sve koji rade s akciznom robom (gorivom, alkoholom, kafom, duvanom) i prevoznike. Tek od 1. oktobra 2027, primena e-otpremnica se proširuje na celu privredu. Šta to znači u praksi? Lanac je kompleksniji nego što se isprva čini, tako da će već tokom 2026. dobar deo privatnih kompanija koje ne posluju direktno s akciznom robom ući u sistem e-otpremnica preko dobavljača.

 

 

 

"Često dolazi do zabune kada ljudi misle da ih ne 'kači' sistem e-otpremnica, zato što, recimo, ne rade sa javnim sektorom ili ne posluju direktno s akciznom robom. Međutim, ono što previde je da naručuju akciznu robu, na primer, kafu. Kada dobavljač pošalje robu, on je dužan da izda e-otpremnicu, a samim tim druga strana mora da je primi i evidentira. To uvek posebno naglašavam", objašnjava za Bloomberg Adriju Bojan Brajović, direktor prodaje u Docloopu, prvom licenciranom informacionom posredniku od Ministarstva finansija za razmenu elektronskih dokumenata.

Primena sistema e-otpremnica ne odnosi se na nekoliko specifičnih slučajeva kretanja dobara. Iz obaveze su izuzeta kretanja dobara u maloprodaji ka krajnjem potrošaču, kao i isporuke vode, gasa, električne energije i drugih oblika energije. Takođe, e-otpremnica se ne primenjuje na robu namenjenu međunarodnoj pomoći, vojnoj opremi, kao ni na transfere unutar iste institucije javnog sektora, uključujući i kretanje robe po osnovu međunarodnih ugovora. Izuzeto je i interno kretanje robe unutar jednog subjekta javnog sektora, kao i slučajevi kada se dobra ili njihov deo vraćaju istim prevoznim sredstvom neposredno nakon isporuke, pod uslovom da je primalac poslao elektronsku prijemnicu sa precizno navedenom robom koja se vraća. Obaveza e-otpremnice ne postoji ni kod kretanja dobara po osnovu odobrenih kliničkih ispitivanja lekova ili medicinskih sredstava, u skladu sa posebnim propisima.

Depositphotos

Sve crno na belo, radi manje 'sivog'

Najjednostavnije rečeno, e-otpremnica je dokument koji prati kretanje robe od pošiljaoca do primaoca i sadrži sve podatke koje je do sada imala papirna otpremnica - ko šalje robu, ko je prima, o kojoj robi je reč, u kojoj količini i kada je isporučena. Ključna razlika je u tome što se e-otpremnica više ne štampa niti potpisuje rukom, već se razmenjuje kroz informacioni sistem države i ima istu pravnu snagu kao i papirna verzija. Time država dobija uvid u tokove robe gotovo u realnom vremenu, a procesi se ubrzavaju.

Zakon o e-otpremnicama predviđa faznu primenu kako bi se privreda postepeno prilagodila novom režimu, sa ciljem smanjenja rizika od zastoja u poslovanju, naročito u sektorima sa složenom logistikom i velikim obimom robnog prometa. Dakle, obaveza izdavanja e-otpremnica će se u punoj primeni odnositi na proizvođače i veletrgovce, distributere i logističke kompanije, velike trgovinske lance i firme koje premeštaju robu unutar svojih skladišta.

"Svaka e-otpremnica sadrži opciju 'započinjanje prevoza', kojom se evidentira trenutak kada roba napušta pošiljaoca. Primalac, potom, potvrđuje fizički prijem i kreira prijemnicu sa stvarno primljenim količinama, koja predstavlja zvaničnu evidenciju o preuzetoj robi", objašnjava Brajović.

Magacionerima je dostupna i mobilna aplikacija za pregled otpremnica, koja je za sada ograničena samo na određene uređaje (Android), jer je sistem tek u povoju. Krajnji cilj je da kompletan pristup e-otpremnicama bude omogućen direktno kroz ERP sisteme kompanija, kako bi magacioneri mogli odmah da evidentiraju prijem robe i automatski je uvedu na stanje.

Polje 'započinjanje prevoza' u ovom trenutku još nije obavezno, ali njegova primena kreće u narednoj fazi. Transporteri, pritom, nemaju obavezu da koriste e-otpremnice, pa u slučajevima kada ne rade u sistemu, pošiljalac mora da odštampa e-otpremnicu koju vozač potpisuje. Taj potpisani dokument se, zatim, prilaže kao obavezan dokaz za evidentiranje početka prevoza.

Zakon predviđa i jasnu obavezu pošiljaoca, primaoca, prevoznika i centralnog informacionog posrednika da inspekciji omoguće uvid u elektronske otpremnice i tehničku opremu povezanu sa njihovim izdavanjem i prijemom, rečeno je u resornom ministarstvu.

                      

Na šta privreda mora da obrati pažnju Obaveza prijema i potvrde su pod strogo određenim uslovima - primalac mora da potvrdi 'fizički prijem' robe najkasnije tri dana nakon preuzimanja, pa zatim da prihvati ili odbije otpremnicu (slanjem e-prijemnice) u roku od osam dana. Šta ako ne uradi ništa? U tom slučaju, postoje dva ishoda propisana zakonom. ako je pošiljalac javni sektor → smatra se da je prijemnica prihvaćena automatski. ali ako je pošiljalac privatna firma → smatra se da je otpremnica automatski odbijena.  Na pitanje Bloomberg Adrije zašto je to tako, Brajović kaže da konkretnog objašnjenja nema, te da se institucije pozivaju na zakon. Ipak, u praksi to znači da nemar jednog partnera može poremetiti evidenciju i logistiku. Dilema "Jedan korisnik nas je pitao sledeće: ako firma zbog saradnje sa javnim sektorom počne da šalje e-otpremnice, da li mora da prihvata e-otpremnice koje joj šalju privatne firme? Odgovor je ne. Ne mora da prihvata ulazne e-otpremnice (osim kod akcizne robe), ali odbijanje može dodatno zakomplikovati procese u praksi. I šta je onda nezgodna posledica? To što svako ko od 1. januara pošalje bar jednu e-otpremnicu prema javnom sektoru može očekivati da će privatni partneri početi da mu šalju e-otpremnice, iako ne postoji obaveza da ih prihvati", ističe Brajović, naglašavajući da će se ovakve i razne druge situacije uglavnom rešavati "u hodu", u skladu sa zakonom, ali i samom praksom, te da je potrebno vreme da se privreda adaptira na sistem e-otpremnica, iako on stupa na snagu za koji dan. Depositphotos

  

Digitalizacija donosi uštede, ali traži ulaganje u ljude

Država od ovog sistema očekuje finansijske i operativne uštede, pozivajući se na iskustva iz uvođenja sistema e-faktura, a Brajović ističe i ekološke prednosti redukcije utrošenog papira. Prema procenama Ministarstva finansija, e-otpremnice će doneti direktne uštede kroz smanjenje troškova papira i radnih sati, ali i kroz bržu razmenu podataka i efikasniju internu komunikaciju u kompanijama. Dokumenti će se razmenjivati gotovo trenutno, bez fizičkog prenosa, dok će digitalno čuvanje omogućiti znatno bržu pretragu u odnosu na papirne arhive.

Sistem predviđa standardizovane elemente koje svaka e-otpremnica mora da sadrži, uz mogućnost unosa dodatnih podataka od značaja za učesnike u prometu, čime se, prema procenama Ministarstva finansija, smanjuje prostor za administrativne greške. "Kod javnog sektora, dodatni efekat očekuje se kroz automatsko prihvatanje otpremnice nakon isteka zakonskog roka, što bi trebalo da unapredi finansijsku disciplinu", dodaju.

 

 

Ipak, uvođenje e-otpremnica neće biti bez izazova. Čak i velike kompanije, koje su već u značajnoj meri digitalizovale svoje poslovanje, moraće da se prilagode novom sistemu kroz dodatno obučavanje radnika, dok će mala i srednja preduzeća, pored obučavanja radnika, morati da ulože određena sredstva u softverska rešenja. Upravo zato je fazna primena zakona ključna, kako bi se izbegli poremećaji na tržištu i omogućilo postepeno prilagođavanje.

"Ovde ne govorimo samo o tome kako će se zaposleni vični u domenu digitalizacije snaći s e-otpremnicama, već i o radnicima koji do sada, možda, nisu imali priliku da ovladaju tom vrstom posla. Tu će se pokazati i sposobnost kompanija da obuče sve svoje zaposlene, odnosno da ulože u njihovu obuku i povećaju svoju konkurentnost na tržištu", zaključuje Brajović.