Sastančenja u velikim firmama troše 100 miliona dolara godišnje

Nepotrebni sastanci predstavljaju omašku tešku 100 miliona dolara u velikim kompanijama, prema novom istraživanju koje pokazuje da radnici verovatno ne moraju da budu na oko 30 odsto sastanaka kojima prisustvuju.

Istraživanje, koje je tokom leta sproveo Steven Rogelberg, profesor organizacionih nauka, psihologije i menadžmenta na Univerzitetu Severne Karoline, zamolilo je 632 zaposlena u 20 industrija da prouče svoje nedeljne kalendare i procene koliko vremena zapravo provode na sastancima, šta su dobili od njih i kako su se uopšte odazivali na pozive. Zaposleni u proseku provode oko 18 sati nedeljno na sastancima, a odbiju samo 14 odsto poziva iako bi radije odustali od 31 odsto njih. Nevoljni odlasci na ne toliko važne sastanke troše oko 25.000 dolara po zaposlenom godišnje, a procenjuje se da to dostiže nivo od 101 miliona dolara godišnje za svaku organizaciju sa više od 5.000 zaposlenih.

"Sastanci nas kontrolišu, a loši sastanci imaju ogromnu cenu", rekao je Rogelberg, koji se bavi istraživanjem sastanaka već dve decenije. "Dobijate pozivnicu za sastanak i pomislite: 'Ne moram da budem tamo', ali ipak kažete 'da' - zašto?"

Mnogi kažu "da", jer je to jednostavno norma na radnom mestu. Niko ne želi da uvredi organizatora sastanka tako što će preskočiti viđanje, niti želi da probudi kod drugih mišljenje da oni nisu dovoljno angažovani i posvećeni. Drugi mrze kad moraju da se raspituju o novostima i tome šta se dogodilo. Većina menadžera ne razgovara sa svojim osobljem o tome kako i kada da odbiju sastanke, delimično zato što su oni ti koji ih vode i vole osećaj kontrole koji pružaju, rekao je Rogelberg. Istraživanje je pokazalo da su žene više nego muškarci zabrinute zbog odbijanja sastanaka iz straha da će kasnije dosađivati kolegama kada ih budu pitale za najnovije promene i dešavanja u kompaniji.

"Postoje dani i nedelje kada su sastanci ti koji vode mene", rekla je Betsy Peters, potpredsednica odeljenja za marketing i proizvodne strategije u kompaniji Riva, dobavljaču softvera za podatke o prihodima za sektor finansijskih usluga iz Edmontona (kanadska pokrajina Alberta). Peters je morala da bolje upravlja Rivinim sastancima kada je izbila pandemija i zaposleni prešli na rad od kuće, pa je zamolila Rogelberga da razgovara sa Rivinih stotinak zaposlenih. Od tada su postali bolji u filtriranju liste poziva, a takođe su skratili sve sastanke kako bi ljudi mogli da vode beleške ili da se pripreme za sledeći poziv.

"Tiranija 30-minutnog sastanka je završena", rekla je ona. "Promenili smo praksu sastančenja."

Tek nekoliko kompanija je to uradilo. Rogelbergovo ranije istraživanje je pokazalo da loše vođeni sastanci mogu naštetiti angažovanju zaposlenih, pa čak i podstaći njihovu nameru da daju otkaz, a gužva sa sastancima se pogoršala tokom pandemije zbog prelaska na rad od kuće i video-konferencija. Podaci Microsofta, zasnovani na iskustvima hiljada korisnika njegovog softvera na radnom mestu, otkrili su da se vreme provedeno na sastancima više nego utrostručilo od februara 2020. godine, a broj nedeljnih sastanaka se više nego udvostručio. "Ti virtuelni sastanci imaju tendenciju da budu kognitivno zahtevniji, skloniji odvlačenju pažnje i manje efikasni na mnogo načina u odnosu na viđanja uživo", zaključio je tim istraživača u nedavnoj studiji koja je ispitivala kako su se obrasci komunikacije promenili odmah nakon što je pandemijska blokada nastupila u 2020.

Depositphotos

 

Menadžeri, koji provode oko 20 procenata više vremena na sastancima od prosečnog zaposlenog, moraju biti razboritiji kada ih zovu i otvoreniji u tome da dopuste ljudima da ih odbiju, rekao je Rogelberg. Odbijanje sastanaka jeste porastalo za 84 odsto tokom prošle godine, prema novijim podacima iz Microsofta, ali to je verovatno zbog činjenice da su se sastanci koji se preklapaju povećali za 46 odsto tokom istog perioda.

Agende treba da budu koncipirane kao skup pitanja na koja treba odgovoriti, a ne kao skup tema. "Ako ne možete da smislite nijedno pitanje, nije trebalo da imate sastanak", rekao je on. Pozivanje ljudi samo na deo sastanka takođe pomaže u poboljšanju njihove efikasnosti, pokazalo je istraživanje. U suprotnom, ljudi se isključuju: ispitanici Rogelbergove ankete rekli su da na kraju završe tako što obavljaju neke druge stvari tokom 70 odsto vremena nepotrebnog sastančenja.

Da bi procenio troškove nepotrebnih sastanaka, Rogelberg je izračunao satnicu zaposlenih na osnovu njihovih plata i radnih sati nedeljno koje su sami naveli, a zatim je na osnovu tih brojeva izneo zaključke za stanje u firmama različitih veličina. Otter.ai, čiji softver pomaže kompanijama da snimaju i transkribuju sastanke, finansirala je i učestvovala u studiji.

- Da kontaktirate sa autorom ove priče:

Matthew Boyle u Njujorku na mboyle20@bloomberg.net