Da, odgovaranje na mejlove jeste deo vašeg pravog posla

U današnje vreme mnogi obrazovani radnici provode čitava dva dana na sastancima i u odgovaranju na mejlove, pokazuju nedavni podaci kompanije Microsoft Corp., koji je pratio koliko njegovi klijenti koriste Office aplikacije. Dodajte na to programe za četovanje i videćete da 57 odsto radne nedelje odlazi na komunikaciju sa kolegama, dok ostatak vremena samostalno rade u programima kao što su Excel, Word i PowerPoint. 

Upravo odatle potiče priča o tome kako imamo malo vremena za naš "pravi posao".

Ipak, pogrešno je podrazumevati da prisustovanje sastancima i odgovaranje na mejlove nisu deo našeg pravog posla. Sastanci sa kolegama, razgovor i diskutovanje, mozganje i odlučivanje, sve je to deo našeg pravog posla.

I ako prihvatimo da je to sastavni deo mnogih poslova, moramo ih shvatiti ozbiljno kako bismo mogli da u njima napredujemo. Ako kažemo da nije, dozvoljavamo sebi da nastavimo da ih radimo loše, čime zapadamo u začarani krug u kom nam previše vremena odlazi na beskorisne mejlove i besmislene sastanke.

Ako smatrate da sastanci "nisu vaš pravi posao", dajete sebi dozvolu da ih nevoljno vodite ili da im ne pristupate sa punom pažnjom. Ako mislite da se u mejlovima ne vidi vaš "pravi rad", onda je verovatnije da ćete pustiti da se poruke nagomilaju, ili da ćete slati loše napisane mejlove koji bi mogli da zbune kolege ili da im čak zasmetaju.

S druge strane, ako rukovodioci poveruju u ideju da mejlovi i sastanci spadaju u "lažan rad", uprkos činjenici da što su na većoj poziciji, verovatnije je da više vremena provode na sastancima, druge zadatke će dodeliti nekom drugom.

Bez obzira na to gde se nalazite na lestvici, mejlovi i programi za četovanje su deo pravog posla. Ovi alati oblikuju veliki deo profesionalne interakcije i pokazuju na koji način saopštavamo prioritete i pregovaramo jedni sa drugima. Mogu da doprinesu našim političkim veštinama, ili da ih uopšte ne pokažu. 

Ako ozbiljno shvatimo mejlove, bićemo bolji u odgovaranju na njih. Oni koji vešto pišu mejlove na strateški način sastavljaju temu i odmah prelaze na stvar, a ne tek u petom pasusu. Ne stavljaju kolege u polje CC, osim ako ta poruka nije namenjena njima. Hladan ton mejla pokušavaju da nadomeste tako što se trude da prenesu određenu dozu topline.

To isto važi i za sastanke. Potrebna je veština da bi se sastanak vodi+o na dobar način, da se napravi plan, pozovu pravi ljudi, da se razgovara o cilju, i na kraju da se podele zadaci. Trud je takođe potreban da biste bili dobar učesnik. Morate doći na vreme i biti spremni da slušate i učestvujete. U našem dobu distrakcija, potrebno je da ste disciplinovani kako biste mogli da pružite govorniku punu pažnju. Da se svi ovako potrude, bez sumnje bismo imali više dragocenih sastanaka, a manje onih koji to nisu.

Jedan deo problema može biti to što greškom smatramo da je učešće na sastancima pasivno. Ipak, ako treba da održite prezentaciju na sastanku i uložili ste vreme da napravite Power Point prezentaciju i spremite se, to bi definitivno bio "pravi rad". Zašto je slušanje prezentacije koju drži neko drugi manje bitno?

Slično tome, mejlovi možda nisu smatrani "pravim radom", zato što u njima vidimo alat za odgovaranje na tuđe zahteve i potrebe. Nismo mi oni koji kontrolišu njihov priliv. Bombarduju nas porukama, pa mi isto uzvraćamo bombardovanjem.

Microsoft je predložio rešenje, da AI hvata beleške, tako da oni koji propuste sastanak ništa ne izgube. Čini se da je to osmišljeno radi prodaje proizvoda AI, a da donošenje pravog rešenja za ovaj problem uopšte nije uzeto u obzir. Na kraju krajeva, problem kod sastanaka koji nemaju određeni plan nije u tome što ne postoji njihov transkript!

Depositphotos

Onda kada rukovodioci budu priznali da mejlovi i sastanci jesu "pravi posao", sledeći logičan korak je da prilagode obim individualnog posla jednom normalnom radnom danu. Ako neko ima 40 časova samostalnog rada, na primer, komponovanja muzike, pisanja koda ili obrade podataka, ali taj neko provede 20 časova na sastanke i mejlove, pa, onda ima radnu nedelju od 60 sati. Nije ni čudo što toliko ljudi ne voli kada ih neko prekine u radu, i zbog takvih prekida ne mogu stići sve da završe tokom regularnog radnog vremena.

Kod onih organizacija u kojima postoji prevelika potreba za komunikacijom, vođe mogu da pomognu tako što će napraviti nova pravila. Ako bi odlučili da štite vredan izvor pažnje zaposlenih onako pažljivo kako se ophode prema svojim izveštajima o prihodima, mogli bi da ograniče sastanke i zakažu ih u određeno vreme tokom dana ili nedelje, kako bi omogućili zaposlenima vreme bez prekida tokom kog bi oni mogli da se koncentrišu na rad. Mogli bi i da odluče da otkažu neke manje bitne projekte, kako bi zaposleni mogli da imaju vremena da odgovore na mejlove tokom dana, umesto tokom noći.

Nikakva dobra vila neće doći i spasti nas jednim zamahom čarobnog štapića od beskorisnih sastanaka i mnoštva mejlova. Srećom, možemo se sami spasti. 

Trenutno nema komentara za vest. Ostavite prvi komentar...

Ostavi komentar