Kako organizovati prijatan hibridni sastanak

Nakon pritiska da se nakon pandemije rad ponovo premesti u kancelariju, rođen je Frankenštajn: hibridni model sastanka na kome ljudi na aplikaciji Zoom ili Teams pokušavaju da pronađu zajednički jezik sa kolegama u konferencijskoj sali u sedištu kompanije. I vođe sastanaka i učesnici i dalje ne shvataju tu novu kreaciju. „Pojedinci koji učestvuju na daljinu osećaju se donekle zapostavljeno“, kaže Steven Rogelberg, profesor organizacionih nauka na Univerzitetu Severne Karoline u Šarlotu i autor knjige koja uskoro izlazi iz štampe “Drago mi je da smo se upoznali: Umetnost i nauka sastanaka jedan na jedan”.  

Podseća na zabrinutost mnogih ljudi zbog sastanaka koji su se potpuno održavali na daljinu pre nego što ih je pandemija učinila svakodnevicom modernog poslovanja. Sada mnogi  imaju sličan osećaj u vezi sa  hibridnih sastancima. Sve se svodi na to da se „organizuje sastanak u kom će svi ravnopravno učestvovati“, kaže Anita Woolley, profesor organizacionog ponašanja na Univerzitetu Carnegie Mellon. Međutim, uspostavljanje prave ravnoteže između ličnog učestvovanja  i učestvovanja na daljinu je teško, što su dodatno zakomplikovali nalozi da se zaposleni vrate u kancelariju, koji pak ne važe jednako za sve. Pitali smo stručnjake kako rukovodioci i zaposleni mogu da se izbore sa frustracijama izazvanim Zoom aplikacijom i šta uraditi da hibridni model rada počne da funkcioniše. 

Hibridni sastanci: da ili ne?  

Ako odlučujete da li da potpuno radite na daljinu ili da isprobate hibridni model, stručnjaci kažu da je model na daljinu najbolji, čak i kada se pridružujete video-pozivu koji dolazi iz kancelarije. „Virtuelni sastanci su prirodno više demokratski“, kaže Rogelberg, navodeći digitalne table, mehanizme glasanja i nedostatak efekata „glavne osobe za stolom“. Pojavljivanje većeg broja viših rukovodilaca u kancelariji dok se gunđanje čuje za trpezarijskim stolom, ili obrnuto, može „pojačati negativnu socijalnu dinamiku“, kaže Woolley. Ali ako je hibridni model jedina opcija, ne brinite - postoje načini da ga učinite efikasnim. „Rukovodilac samo mora da se pobrine za one  koji prisustvuju lično, kao i za onu na ekranu“, kaže Maureen Taylor, suosnivač kompanije za komunikaciju rukovodilaca SNP. 

Šta je neophodno za hibridni sastanak? 

Da bi se osiguralo da učesnici na daljinu mogu potpuno da učestvuju, dobro je imati moderatora koji pomaže prilikom pristupa, rešava tehničke probleme i naglas čita ćaskanja. Ako želite da hibridni sastanci postanu značajan deo kombinovanog rada, trebalo bi da investirate i u tehnologiju, kao što su konferencijske kamere sa rotacijom od 360 stepeni, kvalitetni zvučnici i višesmerni mikrofoni, kako bi učesnici mogli jasno da vide i čuju jedni druge. Prema studiji objavljenoj u časopisu Basic and Applied Social Psichology, pokazalo se da je individualni misaoni proces efikasniji od grupne razmene ideja, tako da je dobro dozvoliti učesnicima da naprave pauzu kako bi se usredsredili na problem. Još jedan savet kako da ostanete na pravom putu: „Veliki sam pristalica  organizovanja dnevnog reda kao skupa pitanja na koja treba odgovoriti, a ne tema o kojima će se raspravljati“, kaže Rogelberg. 

Da li treba preurediti u konferencijsku salu? 

Zastareli izgled kancelarije verovatno kvari feng šui vašeg hibridnog modela. Prostorije za sastanke moraju olakšati osobama koje se pozivaju da vide i budu viđene kako bi se osećale uključenim. Manja prostorija za sastanke može značiti i manje praznih mesta i  bolju akustiku. Tradicionalnu konfiguraciju okruglog stola treba zameniti rasporedom sedenja u obliku potkovice, poput onoga u pozorištu ili slično tome,  koji proširuje vidno polje virtuelnih učesnika. „Veoma je lako zaboraviti na radnike na daljinu ako ne mogu emocionalno da budu uključeni“, kaže Gleb Tsipursky, šef konsultantske kompanije za budućnost rada Disaster Avoidance Experts u Kolumbusu, Ohajo. Strateški postavljeno osvetljenje takođe može da istakne reakcije govornika i govor tela kako bi se olakšalo razumevanje i poboljšala saradnja. 

Kako podstaći one koji ne učestvuju? 

Obavljanje više poslova tokom video-konferencija a da niko to ne primeti postalo je olimpijski sport. Često je teško reći da li vaša publika obraća pažnju – iako iskrivljeni pogledi i onemogućeni prikazi kamere mogu biti pokazatelji – i teško je znati kako da im privučete pažnju. Taylor ima čvrsto pravilo: uključene kamere, bez obzira na sve. „Ako ćete doći na sastanak, uključite kameru tako da se vidi da ste prisutni“, kaže ona. Taylor preporučuje tehniku koja se zove „namotavanje“ kako bi se povećalo učešće, ali tako da se niko ne bude uhvaćen nespreman. Izgleda ovako: obratite se zaposlenom po imenu, navedite kontekst, a zatim postavite pitanje. A potvrđivanje prisutnima čije je prisustvo zaista opravdano može eliminisati neučesnike i omogućiti da osobe koje ne moraju da prisustvuju sastanku to shvate i da ne gube vreme. 

Šta sa smetnjama kod kuće? 

Pas koji laje, glasni radovi, beba koja vrišti - čini se da se to uvek dešava kada je isključen zvuk. „Velika stvar je da se ne osetite posramljeno“, kaže Taylor. Tehnički problemi su sastavni deo virtuelnih sastanaka. Svi se suočavamo sa njima i, iako bi trebalo da učinite sve što možete da prigušite zvuke iz domaćinstva – zatvorite prozore, udaljite decu iz radnog prostora i, ono što je najvažnije, ostanite prisebni. Isključivanje funkcije samoprikazivanja i zamagljivanje pozadine može vam pomoći da se fokusirate na dnevni red, a ne na neuređenu kosu ili neurednu spavaću sobu (ili oboje). Takođe je dobra praksa da sklonite sa strane mobilni telefon i isključite obaveštenja. „Prošli smo kroz pravu krizu“, kaže Taylor, „ali rastemo i postajemo sve bolji u ovome.”