Shopify zaposlene upozorava da jedan sastanak košta i do 1.600 dolara

Vreme je novac, a Shopify Inc. želi da njihovi zaposleni shvate da se to odnosi i na nepotrebne sastanke.

Kanadska kompanija za e-trgovinu uvela je kalkulator koji je ugrađen u kalendar zaposlenih i koji procenjuje cenu svakog sastanka sa troje ili više ljudi. Alat koristi podatke o prosečnoj nadoknadi za različite pozicije i sektore, zajedno sa dužinom sastanka i brojem učesnika, da bi procenio koliko sastanak košta. Tipičan sastanak od trideset minuta sa troje zaposlenih može koštati od 700 do 1.600 dolara. Ako sastanku prisustvuje izvršni direktor, kao što je glavni operativni direktor Kaz Nejatian, koji je i napravio taj program tokom kompanijskog hakatona (op.prev. hakaton je događaj gde kompjuterski programeri sarađuju intenzivno na softverskim projektima), to može da gurne cenu sastanka i iznad 2.000 dolara.

Novi alat je deo dugogodišnjeg pokušaja kompanije da smanji nepotrebna okupljanja zaposlenih. Ranije ove godine, Shopify je eliminisao sve redovne sastanke sa više od dve osobe i počeo da obeshrabruje zaposlene da održavaju sastanke sredom.

Cilj ovih inicijativa je, rekao je Nejatian, da se "promeni podrazumevani odgovor sa da na ne".

Kaz Nejatian Bloomberg

Cilj kompanije je da uštedi 322.000 sati i 474.000 sastanaka u 2023. godini, prema Nejatianu.

"Niko u Shopifiyu ne bi platio večeru 500 dolara", rekao je Nejatian u intervjuu. "Ali mnogo ljudi troši mnogo više od toga na sastancima, gde ne donesu nijednu odluku. Cilj ove mere je da pokaže da je vreme novac. Ako morate da ga potrošite, razmislite o tome."

Rukovodioci i njihovi zaposleni kažu da provode sate svake nedelje na sastancima koji bi mogli da se ukinu bez posledica. Vreme potrošeno na aktivnosti kao što su sastanci bili su među prvih pet uzroka neefikasnosti unutar organizacije, pokazalo je istraživanje aplikacije za upravljanje projektima Wrike sprovedeno među poslovnim liderima i radnicima znanja.

Ukupno, sastanci koji nisu neophodni potroše oko 100 miliona dolara godišnje velikim organizacijama, prema istraživanju Stevena Rogelberaga, profesora na Univerzitetu Severne Karoline u Šarlotu koji dve decenije proučava poslovne sastanke.

Depositphotos

Kompanije se decenijama bore sa nepotrebnim trošenjem vremena na sastancima. Kada je Alan Mulally preuzeo upravljanje Ford Motor Co. 2006. godine, smanjio je nepotrebne ili preterano duge sastanke kako bi ubrzao donošenje odluka. Pre deset godina, Bain & Co. otkrio je da je jedan nedeljni sastanak menadžera srednjeg nivoa koštao jednu organizaciju 15 miliona dolara godišnje, a viši rukovodioci su posvećivali više od dva dana svake nedelje sastancima.

"Sastanci su kao korov - oni ponovo niču, svuda, ako ne pazite na to", rekao je Brian Elliott, izvršni savetnik za pitanja na radnom mestu.

Shopifyjev kalkulator verovatno neće promeniti ponašanje radnika, rekao je Rogelberag. "To je veoma površna intervencija."

Predložio je kompaniji da to udruži sa obukom na kojoj će zaposlenima dati savete o najboljim praksama, povratnim informacijama za srednje menadžere i podrškci rukovodstvu - sve stvari koje Shopify već radi kao deo svoje šire kampanje.

Još jedna briga, rekao je Steph Little, viši konsultant u savetodavnoj firmi o radu Bright + Early, jeste da bi prevođenje vremena u novac moglo obeshrabriti mlađe radnike ili marginalizovane zaposlene da pokrenu neko važno pitanje, misleći da nije vredno toga.

"Imamo tonu nepotrebnih sastanaka, naravno, ali imamo i ljude koji su izostavljeni iz odluka", rekao je Little. "Posebno kada ljudi rade na daljinu, žele da imaju vezu sa drugima i da dobijaju informacije."

U Shopifyu, prosečno vreme provedeno na sastancima po radniku smanjeno je za 14 odsto u prvih pet meseci 2023. u poređenju sa istim periodom prošle godine. To je doprinelo projektovanom povećanju završenih projekata od 18 odsto ove godine, rekao je Nejatian.

"Većina modernog radnog okruženja ima probleme", rekao je on. "Nije samo jedna promena bitna."