Beskorisni sastanci: koliko koštaju, zašto postoje, šta reći i kako ih izbeći

Koncept otvorenih kancelarija zaživeo je u poslovnom svetu. Koliko god se možda maštalo o tome da bi otvoreni kancelarijski prostori mogli značiti kraj sastančenja, jer čemu se odvajati u zasebne grupice ako svi međusobno otvoreno sarađuju sve vreme, sastanci se i dalje nalaze u inventaru svake kompanije. Nije im presudila čak ni nedavna pandemija, već ih je samo preselila u virtuelnu sferu.

Kao deo poslovne kulture sastanci su verovatno postojaniji od kravate. Svako ko je barem nekoliko puta bio na sastancima bez dileme će se složiti kako ima i korisnih i beskorisnih. Tu se ne radi samo o osećaju, već i o prilično čvrstoj činjenici. To pokazuje i nekoliko istraživanja. Jedno od njih sproveli su kompanija otter.ai i američki profesor Steven Rogelberg, a njihovo istraživanje pokazalo je kako postoji i vrlo bitna finansijska strana priče.

Otter.ai je kompanija koja se primarno bavi razvojem softvera za transkripciju zvučnih zapisa, koja uključuje i snimke sastanaka. Ranije ove godine lansirali su digitalnog asistenta koji može proći kroz zapisnike s prethodnih sastanaka i uz pomoć veštačke inteligencije odgovoriti na pitanja o tome što se u njima nalazi.

Steven Rogelberg je kompanijski psiholog i profesor organizacionih nauka na Univerzitetu Severne Karoline u Charlotteu. Smatraju ga jednim od vodećih svetskih stručnjaka za sastanke, dobitnik je nagrade Humboldt za svoja istraživanja o sastancima i autor je knjige "The Surprising Science of Meetings".

Njihovo zajedničko istraživanje na temu "Trošak beskorisnog sastančenja" pokazalo je, između ostalog, da američke kompanije bacaju čak 25.000 dolara godišnje po zaposlenom na beskorisno sastančenje. Za srednje i veće kompanije trošak se penje na milione dolara.

Rogelberg i otter.ai svoje zaključke zasnivaju na anketi u kojoj je učestvovalo oko 600 zaposlenih različitih organizacijskih nivoa i svih profesija, iz više od 20 različitih privrednih sektora. Istraživanje je dalo vrlo interesantan uvid u korporativnu politiku, između ostalog da visokopozicionirani profesionalci na sastancima provedu oko trećinu svog radnog vremena. Tvrde da bi rado odbili 31 odsto poziva na sastanke, a zapravo ih odbiju tek 14 odsto, "verovatno zbog poštovanja pravila u firmi".

Konkretnije, anketirani su u proseku imali 17,7 različitih sastanaka nedeljno, na što su trošili 18 radnih sati. Očekivano, oni na nešto nižim pozicijama imali su nešto manje sastanka, dok su menadžeri koji imaju tim od barem četvoro imali čak 21,3 sastanka nedeljno, i na njih u proseku trošili 22,2 radna sata.

Od spomenutih 17,7 sastanaka, ispitanici su odgovorili da je tek 11,8 sastanaka bilo važno, dok su u proseku 5,3 sastanka mogli da preskoče, dok god su mogli biti u toku s onim o čemu se na sastancima pričalo. Broj sastanaka koje su mogli da preskoče se kod menadžera penje na 6,5, odnosno ukupno 7,5 radnih sati.

U ispitivanju je čak 46 odsto anketiranih odgovorilo da se slaže s tvrdnjom da imaju "previše nepotrebnih sastanaka u kalendaru", dok je suprotno tvrdilo 31 odsto anektiranih. Istovremeno, 53 odsto ispitanika je potvrdilo kako smatara da moraju biti na sastancima na koje su pozvani čak i ako nisu nužno potrebni na njima.

U prilog beskorisnosti sastanaka ide i istraživanje koje je sprovela kompanija Atlassian. Ova američko-australijska korporacija razvija proizvode koje u svom radu koriste programeri softvera i projektni menadžeri, a 5.000 ispitanika u njihovoj anketi izjavilo je da su sastanci neefikasni u 72 odsto slučajeva. Barem dve trećine anketiranih u tom ispitivanju odgovorilo je da sastanci ne postižu povezivanja s kolegama, razmenjivanja novih ideja, zajedničko donošenje odluka i postavljanja jasnih ciljeva.

Prema tvrdnjama anketiranih iz istraživanja otter.ai i profesora Rogelberga, oko 30 odsto sastanaka bi se moglo propustiti dok god se ostane u toku sa zaključcima, odnosno onim o čemu se raspravljalo. Tip sastanka za koje najčešće smatraju da bi ih mogli preskočiti su oni koje vode čelnici drugih odeljenja. Anketirani smatraju da bi mogli preskočiti 41 odsto takvih sastanaka dok god su u toku s odlukama.

Virtuelna sfera

Oko trećine sastanaka koje vode njihovi kolege ili njihovi podređeni bi se takođe moglo izbeći, saznaje se iz istraživanja, kao i četvrtina sastanka koje vode njihov šef ili šef njihovog šefa. Sastanke s klijentima bespotrebnima smatra petina zaposlenih.

Pandemija je dobar deo sastanaka oterala u virtualnu sferu, ali to je samo dodatno pokazalo koliko sastančenje može biti iscrpljujuće. Za početak, istraživanje naučnika sa Univerziteta Yale te londonskog University Collegea pokazalo je da gledanje nečijeg lica na kompjuterskom ekranu rezultira nižom moždanom aktivnošću i emotivnoj reakciji nego susret s tom osobom uživo.

Sedamdeset odsto ispitanika iz Rogelbergove ankete izjavilo je da su pratili virtualni sastanak i istovremeno radili nešto drugo, a nešto manje od polovine ih je pratilo s isključenim tonom ili slikom. Na pitanje zašto su isključivali ton ili sliku odgovarali su da su to radili kako bi istovremeno mogli raditi nešto drugo.

Korporativna kultura visoka je stepenica na putu ka manje sastanaka. Nešto manje od polovine anketiranih izjavilo je da ne odbijaju pozive na sastanke jer ne žele da uvrede onoga koji organizuje sastanak. Njih 45 odsto je izjavilo i da ne vole da odbijaju sastanke jer bi njihove kolege mislile da nisu predani poslu, a 39 odsto ih kaže da ne odbijaju pozive na sastanak, jer bi im smetalo da ispituju svoje kolege o čemu je na sastanku bilo reči. Najmanje problema s odbijanjem poziva na sastanak imaju ako u isto vreme imaju već dogovoreno nešto drugo, kao i ako je njihov šef kazao da to smeju da urade.

Uslovi odbijanja

U anketi ispitanike su pitali i jesu li s nadređenima ikada razgovarali o uslovima pod kojima mogu odbiti poziv na sastanak. Odgovor je dalo oko petine ispitanika, a četiri najčešća razloga za odbijanje su bila ako im je menadžer rekao neka sami odluče o tome koji su im sastanci važni i na kojima bi njihova prisutnost bila važna, ako zaostaju s ispunjavanjem zadataka i kad bi im sastanak bio od tek marginalne koristi, ako je tema bila irelevantna za njih i ako je neko od kolega prisutan na sastanku, pa može s ostalima podeliti o čemu je bilo reči.

Beskorisni sastanci imaju i svoj konkretan trošak. Za početak, 86 odsto anketiranih iz Rogelbergove ankete tvrdi da rade efikasnije kad ih niko duže ne prekida. Samo pet odsto ih tvrdi suprotno. Njih 84 odsto je takođe odgovorilo da bi se njihova produktivnost povećala kad bi mogli preskočiti nepotrebne sastanke, a 70 odsto njih je uvereno i da bi se time povećalo i njihovo zadovoljstvo na radnom mestu. Dve trećine anketiranih je odgovorilo i da bi jače zapeli na poslu kad bi mogli preskočiti nepotrebne sastanke.

Trošak vremena na sastancima meri se i u novcu | Depositphotos

 

Rogelberg i otter.ai su beskorisne sastanke pretvorili i u čvrstu valutu. Medijalna plata anketiranih je bila 185.000 dolara godišnje, a na osnovu odgovora o vremenu, provedenom na sastancima, procenjuju se da prosečna kompanija godišnje na sastanke po zaposlenom investira nešto više od 80.000 dolara. Ako se u računicu ubaci vreme koje se smatra bespotrebno provedenim na sastancima dolazi se do 25.000 dolara bačenog novca po zaposlenom.

U kompaniji s 5.000 zaposlenih ta brojka dostiže oko sto miliona dolara, navodi se u istraživanju. Naravno, reč je o uslužnim kompanijama gde su prosečne plate dosta više u odnosu na ostatak privrede.

Srpska i američka korporativna kultura nisu jednake, ali nisu baš niti potpuno različite, zato smo pokušali aproksimirati koliko se na bespotrebno sastančenje troši kod nas. Za početak, medijalna plata u Sjedinjenim Američkim Državama u 2023. godini bila je oko 48.000 dolara, što znači da su u Rogelbergovoj anketi učestvoavali oni koji su imali približno četiri puta više plate.

Bacanje novca

Američke korporacije poznate su po tome da je razlika u platama između menadžera i prosečnih radnika prilično velika, odnosno veća nego u drugim državama. Zato ćemo za sprski primer pretpostaviti da bi u anketi u Srbiji učestvovali oni koji imaju tri puta veću platu od prosečne. Godišnja medijalna bruto plata u Srbiji za prošlu godinu bila je 1.088.490 dinara (9.400 evra), što znači da bi u anketi učestvovali oni koji su za godinu dana zaradili 3.265.470 dinata (28.200 evra). 

To znači da ako američke korporacije u proseku troše 25.000 dolara godišnje po zaposlenom na nepotrebno sastančenje, dolazimo do toga da je u Srbiji to oko 3.800 evra, odnosno za firmu od oko 50 zaposlenih, nešto više od 190.000 evra za godinu.

U Hrvatskoj je prošle godine medijalna plata bila 16.000 evra, pa se ovom računicom dolazi do toga da je za nepotrebno sastančenje firmu s pedesetak zaposlenih koštalo više od 300.000 evra.

Brojka je, naravno, samo ilustrativna gruba procena i stvarna ušteda bi ovisila o puno dodatnih parametara. Ipak verujemo kako svako ko čita ovaj članak može posvedočiti kako beskorisni sastanci postoje u svim korporacijama, u svim državama.

Istraživanje nudi i nekoliko rešenja koja bi zaposlenima omogućila učestvovanje na manje sastanaka. Prva strategija je menjati organizacijsku kulturu kako bi odbijanje poziva na sastanke bilo prihvatljivije. To bi bilo najbolje sprovesti s tri alata: podsticati otvorenu komunikaciju između menadžera i njihovih podređenih, stvoriti formalne smernice ili dozvole za odbijanje poziva na sastanke, te podstaći lidere na davanje primera, odnosno na smanjivanje očekivanja o prisustvu zaposlenih na sastancima koje organiziraju, kao i njihovo odbijanje odlazaka na sastanke.

Strategije za poboljšanje

Druga strategija bilo bi deljenje kvalitetnih zapisnika sa sastanka u normalnom roku. Drugim rečima, deo anketiranih tvrdi kako bi lakše odbijali pozive na sastanke kad bi mogli biti sigurni da će na vreme dobiti kvalitetan sažetak.

Treća vrsta rešenja bilo bi pozivanje zaposlenih samo na deo sastanka koji je za njih važan. Oko 88 odsto anketiranih je kazalo kako su barem jednom bili pozvani samo na deo sastanka koji je za njih bio važan, a čak 70 odsto njih tvrdi da je takva praksa za njih bila efikasna, vrlo efikasna ili ekstremno efikasna.

Koja god od tih strategija se primenila, nema sumnje kako bi svaka firma mogla uštedeti novac kad bi izdvojila nešto vremena za razvoj strategije upravljanja sastancima i identifikaciju ko bi stvarno trebao da bude na njima, a ko ne. No za to bi verojatno bio potreban novi sastanak. Ili tri.

Trenutno nema komentara za vest. Ostavite prvi komentar...

Ostavi komentar